Sejamos mais honestos sobre a forma como os impressores costumam encarar a automatização. Pensamos constantemente nos trabalhos que ainda estão à espera na fila. E não nos sentamos realmente a pensar em quanta transformação digital precisamos neste trimestre. Há sempre um ficheiro que precisa de ser verificado, outro que precisa de ser agrupado.

Também pode acontecer que alguém tenha de corrigir um erro de impressão ou que um cliente precise de mais ajustes. Acontece constantemente que se escolhe o suporte errado, pelo que se fica até tarde para refazer tudo antes da manhã seguinte. E depois há a questão que ninguém consegue realmente evitar:quanto é que tudo isto nos está realmente a custar?

E aqui podemos falar sobre o retorno sobre o investimento (ROI) da automatização da pré-impressão, pois, como pode ver, o seu potencial é evidente neste caso. Para avaliar o valor da automatização, é preciso ir além de clicar em botões ou efetuar algumas configurações. Começa-se a perceber o valor quando a rotina de automatização já está estabelecida e começa a ter impacto no seu business.

Com o Caldera PrimeCenter , pode automatizar e centralizar tarefas-chave de pré-impressão, contribuindo para tornar o fluxo de trabalho mais consistente e mais fácil de gerir.

Pode acompanhar quanto tempo está a poupar, quanto tempo as máquinas passam à espera e quantos erros conseguiu evitar. Também pode ver a rotina da sua equipa e como esta está a mudar. Para as empresas de impressão, essa é uma forma muito mais útil de encarar a automatização.

Comece por calcular o custo do trabalho que já realiza

O erro mais comum ao calcular o retorno sobre o investimento (ROI) da automatização é comparar o preço do software com o salário de um colaborador. Não é possível obter uma análise completa ao fazê-lo, pois há muitos aspetos que têm de ser avaliados.

Pense nas etapas que ocorrem entre a receção do ficheiro de um cliente e a colocação de um trabalho concluído em produção. Podem existir:

• Inspeção de ficheiros
• Verificação prévia
• Correções
• Disposição e aninhamento
• Preparação para o trabalho
• Seleção de meios de comunicação
• Revisão
• Retrabalho
• Comunicação com o cliente
• Planeamento da produção
• Reimpressões quando algo corre mal

Algumas dessas tarefas demoram alguns minutos. Mas esses minutos multiplicam-se rapidamente quando se está a processar centenas ou milhares de ficheiros. E o custo não se limita aos salários. Cada passo manual pode esconder um segundo custo:o custo de oportunidade do que a sua equipa poderia ter estado a fazer em vez disso.

Se um operador experiente passa duas horas a preparar trabalhos repetitivos, podemos garantir-lhe que essas são duas horas que não estão a ser dedicadas a resolver um problema complexo de produção, a melhorar o fluxo de trabalho, a prestar apoio aos clientes ou a garantir mais um trabalho rentável para a oficina. E é por isso que, neste artigo, vamos falar mais sobre o cálculo do ROI e sobre a necessidade de este se tornar mais realista na sua oficina.

Também pode consultar os casos de clientes em Caldera para ver como outras empresas do setor da impressão estão a abordar a automatização e o impacto que esta pode ter nos seus fluxos de trabalho.

Os quatro números que as gráficas devem ter em conta: Se estiver a avaliar a automatização da pré-impressão, não comece por uma promessa vaga sobre «eficiência».

Começa pelo que já tens e com o que já estás familiarizado.

1. Tempo de trabalho

Quantas horas por semana é que a sua equipa dedica a tarefas repetitivas de pré-impressão? Talvez já saiba esse número, ou talvez precise de o registar durante algumas semanas.

Por exemplo:10 horas/semana × 50 semanas = 500 horas/ano

Agora, pode comparar os seus custos reais com a mão-de-obra com essas horas. Esta pode ser a forma de dar início a todo o processo. E tem de se lembrar, ao longo do caminho, que implementar a automatização não significa necessariamente que venha a eliminar essas horas ou esses operadores.

A questão mais relevante é:quantas dessas horas posso dedicar à minha equipa atual?Essa distinção é importante.

2. Horas extraordinárias

As horas extraordinárias são um daqueles custos que podem passar despercebidos, mesmo estando à vista de todos. Podem surgir ao fim da tarde ou nas horas extra que se fazem durante a semana. Ou mesmo no trabalho ao fim de semana, durante um período de maior movimento. Individualmente, estas horas parecem nada mais do que uma forma de produzir rapidamente e cumprir os prazos.

Ao longo de um ano, estas despesas podem tornar-se um custo operacional significativo que normalmente não se tem em conta. Se a automatização permitir que o trabalho de pré-impressão de rotina avance no fluxo de trabalho sem que seja necessário que alguém processe manualmente cada trabalho, isso pode ajudar a reduzir a quantidade de trabalho que se traduz em horas extraordinárias. E isso é algo que se pode medir facilmente. Analise as suas horas extraordinárias antes da automatização. Depois, compare-as após a implementação.

As reimpressões têm um preço mais elevado do que o próprio jornal

E quanto ao desperdício de meios de comunicação?

Suponhamos que esteja a processar milhares de trabalhos ao longo de um ano. Uma melhoria de alguns pontos percentuais na utilização dos suportes pode não parecer muito significativa quando se analisa um único trabalho. No entanto, ao nível de toda a operação de produção, a diferença acumulada pode ser muito mais fácil de identificar.

É por isso que uma análise útil do ROI deve ir além da mão-de-obra. Mão-de-obra + horas extraordinárias + reimpressões + utilização dos meios de comunicação + capacidade recuperada

é uma visão muito mais avançada do impacto potencial business .

A questão da capacidade: quanto mais podemos realmente produzir?

E a capacidade recuperada é diferente da poupança de mão-de-obra. Suponhamos que a automatização devolva à vossa equipa 15 horas por semana. Podiam considerar isso como uma poupança de mão-de-obra. Ou podiam fazer uma pergunta diferente: o que é que essas 15 horas nos permitiriam produzir?

Se a sua loja tiver pedidos suficientes, essas horas poderão representar uma capacidade adicional de geração de receitas.

Isso pode tornar o argumento « business » a favor da automatização consideravelmente diferente.

A capacidade não é o mesmo que receita

Este é um ponto importante quando se calcula o ROI. Não converta automaticamente todas as horas recuperadas em receitas. Se tiver 500 horas de capacidade disponível, mas nenhum trabalho adicional para as preencher, essas horas não valem automaticamente 500 horas de vendas. O seu cálculo deve refletir a sua situação real.

Na verdade, há três questões:

• Temos capacidade para isso?
• Existe procura?
• Será que conseguimos transformar essa procura numa produção rentável?

Se a resposta às três perguntas for «sim», a capacidade recuperada na pré-impressão pode ter um valor comercial muito concreto. Se a procura for atualmente limitada, esse valor poderá manifestar-se mais através da redução das horas extraordinárias, de uma menor pressão sobre os colaboradores, de menos erros ou da capacidade de dar resposta ao crescimento sem ter de contratar pessoal de imediato. Ambas são formas legítimas de retorno do investimento.

Então, que aspetos se deve ter em conta ao calcular o ROI da automatização?

Mas a qualidade da resposta depende inteiramente da qualidade dos dados introduzidos.

Um modelo prático de retorno sobre o investimento (ROI) para uma gráfica poderá incluir:

Não é preciso um modelo financeiro complicado para começar. O que precisa sãodos seus números. Acompanhe o processo atual.

• Automatiza isso.

• Verifica isso outra vez.

• Depois, compara.

Uma forma mais honesta de falar sobre a redução da mão-de-obra

Por vezes, existe a ideia errada de que o retorno do investimento (ROI) da automatização depende da redução do pessoal. Para muitas empresas de impressão, essa não é, na verdade, a forma mais útil de encarar a questão. É difícil substituir bons operadores, pois estes trazem consigo experiência, discernimento, competências de resolução de problemas e conhecimentos sobre a produção.

Para que não se pergunte: «Quantas pessoas é que a automatização pode eliminar?»

Talvez uma pergunta mais adequada seja: quanto trabalho repetitivo podemos eliminar das tarefas do pessoal que já temos?

E isto pode fazer uma grande diferença em períodos de maior movimento.

Em vez de pedir a um colaborador experiente que passe a manhã a tratar de processos rotineiros, pode, potencialmente, deixar que a automatização trate do trabalho previsível, enquanto a sua equipa se concentra nas exceções e nas tarefas que requerem verdadeiramente o julgamento humano. Trata-se de um tipo diferente de retorno do investimento em mão-de-obra. Trata-se de obter mais valor das pessoas que já emprega.

O retorno sobre o investimento que não aparece na fatura

Crie o seu próprio cálculo do ROI do « PrimeCenter »

Se está a pensar em PrimeCenter, não comece por perguntar quanto é que outra gráfica poupou. Comece pela sua própria situação de referência. Durante um mês, registe:

Depois, veja o que muda quando essas etapas repetitivas são automatizadas. O resultado não será o mesmo para todas as impressões business.

Uma operação de grande volume com trabalhos repetitivos terá um perfil de retorno sobre o investimento (ROI) diferente do de uma empresa especializada que produz menos projetos, mas altamente personalizados. É exatamente por isso que os seus próprios números são importantes.

Conclusão para as gráficas

A automatização da pré-impressão não tem realmente a ver com fazer com que a sua equipa trabalhe menos. Tem a ver com garantir que o trabalho que realizam vale o tempo que lhe dedicam. Se a automatização o ajudar a processar mais trabalhos, a reduzir reimpressões evitáveis, a melhorar a utilização dos suportes, a reduzir as horas extraordinárias e a recuperar horas produtivas, essas melhorias podem ser medidas. E, uma vez medidas, poderá quantificar de forma concreta o caso « business ».

O melhor cálculo do ROI não é aquele com a percentagem mais elevada. É aquele que consegue explicar ao seu diretor de produção, à sua equipa financeira e a si próprio, utilizando números que provêm efetivamente da sua operação de impressão. Porque, no fim de contas,o ROI não tem a ver com o quão impressionante a automatização é ou venha a ser.