Soyons plus honnêtes quant à la façon dont les imprimeurs perçoivent généralement l’automatisation. Vous ne cessez de penser aux travaux qui attendent encore dans la file d’attente. Et vous ne prenez pas vraiment le temps de réfléchir à l’ampleur de la transformation numérique dont vous avez besoin ce trimestre. Il y a toujours un fichier à vérifier, un autre à imbriquer.

Il peut aussi arriver qu’il faille corriger une fuite ou qu’un client ait besoin de modifications supplémentaires. Il arrive sans cesse qu’on choisisse le mauvais support, ce qui nous oblige à rester tard pour tout refaire avant demain matin. Et puis il y a cette question que personne ne peut vraiment éviter :combien tout cela nous coûte-t-il réellement ?

C'est là que l'on peut aborder la question du retour sur investissement (ROI) de l'automatisation du prépresse, car vous pouvez constater tout son potentiel dans ce cas précis. Pour évaluer la valeur de l'automatisation, il ne suffit pas de se contenter d'appuyer sur des boutons ou d'effectuer quelques réglages. C'est lorsque le processus d'automatisation est bien rodé et commence à avoir un impact sur votre business que vous en percevez toute la valeur.

Grâce à Caldera PrimeCenter , vous pouvez automatiser et centraliser les tâches clés de prépresse, ce qui contribue à rendre le flux de travail plus cohérent et plus facile à gérer.

Vous pouvez suivre le temps que vous gagnez, le temps d'attente des machines et le nombre d'erreurs que vous avez pu éviter. Vous pouvez également observer les habitudes de votre équipe et leur évolution. Pour les entreprises d'impression, c'est une façon bien plus utile d'envisager l'automatisation.

Commencez par évaluer le coût du travail que vous effectuez déjà

L'erreur la plus courante lors du calcul du retour sur investissement (ROI) de l'automatisation consiste à comparer le prix d'un logiciel au salaire d'un employé. Cette approche ne permet pas d'obtenir une analyse complète, car de nombreux facteurs doivent être pris en compte.

Réfléchissez aux différentes étapes qui se déroulent entre la réception du dossier d'un client et la mise en production d'un travail terminé. Il peut s'agir :

• Inspection des fichiers
• Vérification préalable à l'impression
• Corrections
• Mise en page et imbrication
• Préparation à l'emploi
• Sélection des supports
• Relecture
• Retouche
• Communication avec les clients
• Planification de la production
• Réimpressions en cas de problème

Certaines de ces tâches ne prennent que quelques minutes. Mais ces minutes s'accumulent rapidement lorsque vous traitez des centaines, voire des milliers de fichiers. Et le coût ne se limite pas aux salaires. Chaque étape manuelle peut cacher un coût secondaire :le coût d'opportunité lié à ce que votre équipe aurait pu faire à la place.

Si un opérateur expérimenté passe deux heures à préparer des tâches répétitives, nous pouvons vous assurer que ce sont deux heures qui ne sont pas consacrées à la résolution d’un problème de production complexe, à l’amélioration du flux de travail, à l’assistance aux clients ou à la conclusion d’un nouveau contrat rentable pour l’atelier. C’est pourquoi, dans cet article, nous aborderons plus en détail le calcul du retour sur investissement (ROI), qui doit devenir plus réaliste au sein de votre atelier.

Vous pouvez également consulter les études de cas clients sur Caldera pour découvrir comment d'autres entreprises du secteur de l'impression abordent l'automatisation et l'impact que celle-ci peut avoir sur leurs flux de travail.

Les quatre chiffres que les imprimeurs doivent surveiller : si vous envisagez d’automatiser le prépresse, ne vous fiez pas à une vague promesse d’« efficacité ».

Commencez par ce que vous avez déjà et que vous connaissez bien.

1. Temps de travail

Combien d'heures par semaine votre équipe consacre-t-elle à des tâches répétitives de prépresse ? Vous connaissez peut-être déjà ce chiffre, ou vous devrez peut-être le suivre pendant quelques semaines.

Par exemple :10 heures/semaine × 50 semaines = 500 heures/an

Vous pouvez désormais comparer vos coûts de main-d'œuvre réels à ces heures. C'est peut-être par là que vous pouvez commencer. Et n'oubliez pas, tout au long du processus, que la mise en place de l'automatisation ne signifie pas nécessairement que vous allez supprimer ces heures ou ces postes.

La question la plus pertinente est la suivante :combien de ces heures puis-je consacrer à mon équipe actuelle ?Cette distinction est importante.

2. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires font partie de ces coûts qui peuvent passer inaperçus. Il peut s'agir de travail tard le soir ou d'heures supplémentaires effectuées en semaine. Ou encore de travail le week-end pendant une période de forte activité. Prises isolément, ces heures ne semblent être qu'un moyen de gagner du temps et de respecter les délais.

Sur une année, ces coûts peuvent représenter une charge d'exploitation non négligeable à laquelle on ne pense généralement pas. Si l'automatisation permet aux tâches de prépresse courantes de suivre le flux de travail sans qu'une personne doive traiter manuellement chaque travail, elle peut contribuer à réduire la charge de travail qui se traduit par des heures supplémentaires. Et c'est un élément que vous pouvez facilement mesurer. Examinez vos heures supplémentaires avant la mise en place de l'automatisation. Comparez ensuite ces chiffres avec ceux enregistrés après la mise en œuvre.

Les réimpressions coûtent plus cher que le journal lui-même

Qu'en est-il du gaspillage lié aux supports de communication ?

Imaginons que vous traitiez des milliers de travaux au cours d'une année. Une amélioration de quelques points de pourcentage du taux d'utilisation des supports peut sembler insignifiante lorsqu'on considère un seul travail. À l'échelle de l'ensemble d'une chaîne de production, cependant, la différence cumulée peut être beaucoup plus facile à constater.

C'est pourquoi une analyse pertinente du retour sur investissement doit aller au-delà de la main-d'œuvre. Main-d'œuvre + heures supplémentaires + réimpressions + utilisation des supports + capacité récupérée

offre une vision bien plus précise de l'impact potentiel de l'business .

La question de la capacité : quelle est notre capacité de production réelle ?

Et la capacité libérée n’est pas la même chose que les économies de main-d’œuvre. Imaginons que l’automatisation permette à votre équipe de gagner 15 heures par semaine. Vous pourriez considérer cela comme une économie de main-d’œuvre. Mais vous pourriez aussi vous poser une autre question : que pourrions-nous produire grâce à ces 15 heures ?

Si votre magasin reçoit suffisamment de demandes, ces heures pourraient représenter un potentiel supplémentaire de génération de revenus.

Cela peut rendre l'argument de l'business , en faveur de l'automatisation, considérablement différent.

La capacité n'est pas synonyme de chiffre d'affaires

C'est un point important à prendre en compte lorsque vous calculez le retour sur investissement. Ne considérez pas systématiquement chaque heure récupérée comme un chiffre d'affaires. Si vous disposez de 500 heures de capacité mais que vous n'avez pas de travail supplémentaire pour les occuper, ces heures ne correspondent pas automatiquement à 500 heures de chiffre d'affaires. Votre calcul doit refléter votre situation réelle.

En réalité, il y a trois questions :

• En avons-nous les moyens ?
• Y a-t-il une demande ?
• Pouvons-nous transformer cette demande en une production rentable ?

Si la réponse à ces trois questions est « oui », les capacités de prépresse réutilisées peuvent présenter une valeur commerciale très concrète. Si la demande est actuellement limitée, cette valeur peut se traduire davantage par une réduction des heures supplémentaires, un allègement de la charge de travail, une diminution des erreurs ou la capacité à faire face à la croissance sans avoir à embaucher immédiatement du personnel. Ces deux aspects constituent des formes légitimes de retour sur investissement.

Alors, quels sont les éléments à prendre en compte pour calculer le retour sur investissement de l'automatisation ?

Mais la qualité de la réponse dépend entièrement de la qualité des données utilisées.

Un modèle concret de retour sur investissement pour un imprimeur pourrait inclure :

Pas besoin d'un modèle financier compliqué pour vous lancer. Il vous suffit devos chiffres. Suivez le processus actuel.

• Automatisez-le.

• Suivez-le à nouveau.

• Ensuite, comparez.

Une manière plus honnête d'aborder les économies de main-d'œuvre

On croit parfois à tort que le retour sur investissement de l’automatisation repose sur la réduction des effectifs. Pour de nombreuses entreprises d’impression, ce n’est en réalité pas la meilleure façon d’envisager la question. Les bons opérateurs sont difficiles à remplacer, car ils apportent leur expérience, leur sens de l’analyse, leurs compétences en matière de dépannage et leur connaissance des processus de production.

Vous ne poserez donc pas la question suivante : « Combien de personnes l'automatisation peut-elle remplacer ? »

Une meilleure question serait peut-être : quelle part de tâches répétitives pouvons-nous soulager à nos collaborateurs actuels ?

Et cela peut faire toute la différence pendant les périodes de forte affluence.

Au lieu de demander à un employé expérimenté de passer la matinée à traiter des dossiers courants, vous pouvez envisager de confier ces tâches prévisibles à l'automatisation, tandis que votre équipe se concentre sur les cas exceptionnels et les missions qui nécessitent véritablement un jugement humain. Il s'agit là d'un autre type de retour sur investissement en termes de main-d'œuvre. L'objectif est de tirer davantage de valeur des collaborateurs que vous employez déjà.

Le retour sur investissement qui n'apparaît pas sur la facture

Créez votre propre calcul du retour sur investissement (ROI) de l'PrimeCenter

Si vous envisagez de faire appel à PrimeCenter, ne commencez pas par demander quelles économies a réalisées un autre imprimeur. Partez plutôt de votre propre situation de référence. Pendant un mois, suivez :

Voyez ensuite ce qui change lorsque ces étapes répétitives sont automatisées. Le résultat ne sera pas le même pour chaque impression business.

Une entreprise traitant un volume important de commandes répétitives présentera un profil de retour sur investissement différent de celui d'un atelier spécialisé réalisant un nombre plus restreint de projets hautement personnalisés. C'est précisément pour cette raison que vos propres chiffres sont essentiels.

L'essentiel pour les imprimeurs

L'automatisation du prépresse ne vise pas vraiment à réduire la charge de travail de votre équipe. Il s'agit plutôt de s'assurer que le travail qu'elle accomplit en vaut la peine. Si l'automatisation vous aide à traiter davantage de commandes, à réduire les réimpressions évitables, à optimiser l'utilisation des supports, à diminuer les heures supplémentaires et à récupérer des heures productives, ces améliorations peuvent être mesurées. Et une fois qu'elles sont mesurées, vous pouvez chiffrer concrètement les avantages de l'business .

Le meilleur calcul de retour sur investissement n'est pas celui qui affiche le pourcentage le plus élevé. C'est celui que vous pouvez expliquer à votre responsable de production, à votre équipe financière et à vous-même à l'aide de chiffres issus concrètement de votre activité d'impression. Car en fin de compte,le retour sur investissement ne dépend pas de l'impressionnant potentiel de l'automatisation, passé ou futur.