Seien wir doch mal ehrlich, wie Drucker die Automatisierung in der Regel wahrnehmen. Man denkt ständig an die Aufträge, die noch in der Warteschlange stehen. Und man setzt sich nicht wirklich hin und überlegt, wie viel digitale Transformation man in diesem Quartal braucht. Es gibt immer eine Datei, die überprüft werden muss, eine andere, die verschachtelt werden muss.

Es kann auch vorkommen, dass jemand einen Druckfehler beheben muss oder ein Kunde weitere Anpassungen wünscht. Es kommt ständig vor, dass man das falsche Druckmaterial auswählt, sodass man länger bleiben muss, um bis morgen früh alles noch einmal zu überarbeiten. Und dann ist da noch die Frage, der sich niemand wirklich entziehen kann:Was kostet uns das alles eigentlich?

Und hier können wir über den ROI der Automatisierung in der Druckvorstufe sprechen, da Sie in diesem Fall deren Potenzial erkennen können. Um den Wert der Automatisierung zu bewerten, müssen Sie über das bloße Klicken auf Schaltflächen oder das Vornehmen einiger Konfigurationen hinausblicken. Der Wert wird erst dann sichtbar, wenn die Automatisierungsroutine bereits etabliert ist und sich auf Ihre business auswirkt.

Mit „ Caldera “ (PrimeCenter) können Sie wichtige Aufgaben in der Druckvorstufe automatisieren und zentralisieren, wodurch der Workflow einheitlicher und einfacher zu verwalten wird.

Sie können nachverfolgen, wie viel Zeit Sie einsparen, wie viel Zeit Maschinen mit Warten verbringen und wie viele Fehler Sie vermeiden konnten. Außerdem können Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams beobachten und erkennen, wie sich diese verändern. Für Druckereien ist dies eine weitaus sinnvollere Herangehensweise an das Thema Automatisierung.

Beginnen Sie mit den Kosten für die Arbeit, die Sie ohnehin schon erledigen

Der häufigste Fehler bei der Berechnung des ROI von Automatisierungsmaßnahmen besteht darin, die Kosten für die Software mit dem Gehalt eines Mitarbeiters zu vergleichen. Auf diese Weise lässt sich keine umfassende Analyse erstellen, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen.

Denken Sie einmal über die einzelnen Schritte nach, die zwischen dem Eingang einer Kundendatei und der Überführung eines fertigen Auftrags in die Produktion stattfinden. Dazu können gehören:

• Dateiprüfung
• Preflight
• Korrekturen
• Layout und Verschachtelung
• Vorbereitung auf den Job
• Medienauswahl
• Korrekturlesen
• Nachbearbeitung
• Kundenkommunikation
• Produktionsplanung
• Neudruck, wenn etwas schiefgeht

Manche dieser Aufgaben dauern nur wenige Minuten. Doch diese Minuten summieren sich schnell, wenn Sie Hunderte oder Tausende von Dateien bearbeiten. Und die Kosten beschränken sich nicht nur auf die Löhne. Hinter jedem manuellen Schritt kann ein zweiter Kostenfaktor stecken:die Opportunitätskosten für das, was Ihr Team stattdessen hätte tun können.

Wenn ein erfahrener Mitarbeiter zwei Stunden damit verbringt, sich auf sich wiederholende Aufträge vorzubereiten, können wir Ihnen versichern, dass diese zwei Stunden nicht dafür genutzt werden, ein komplexes Produktionsproblem zu lösen, den Arbeitsablauf zu verbessern, Kunden zu unterstützen oder einen weiteren gewinnbringenden Auftrag in den Betrieb zu holen. Und genau deshalb werden wir in diesem Artikel näher auf die ROI-Berechnung eingehen und darauf, wie diese in Ihrem Betrieb realistischer gestaltet werden kann.

Sie können sich auch die Kundenbeispiele unter Caldera ansehen, um zu erfahren, wie andere Druckereien die Automatisierung angehen und welche Auswirkungen dies auf ihre Arbeitsabläufe haben kann.

Die vier Kennzahlen, die Druckereien im Auge behalten sollten: Wenn Sie die Automatisierung der Druckvorstufe prüfen, sollten Sie nicht mit einem vagen Versprechen von „Effizienz“ beginnen.

Fang mit dem an, was du bereits hast und womit du vertraut bist.

1. Arbeitszeit

Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Team mit sich wiederholenden Aufgaben in der Druckvorstufe? Vielleicht kennen Sie diese Zahl bereits, vielleicht müssen Sie sie aber erst einmal ein paar Wochen lang erfassen.

Beispiel:10 Stunden/Woche × 50 Wochen = 500 Stunden/Jahr

Nun können Sie Ihre tatsächlichen Arbeitskosten mit diesen Stunden vergleichen. Das kann der erste Schritt sein. Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass die Einführung von Automatisierung nicht zwangsläufig bedeutet, dass Sie diese Stunden oder Mitarbeiter einsparen werden.

Die wichtigere Frage lautet:Wie viele dieser Stunden kann ich meinem bestehenden Team wieder zur Verfügung stellen?Diese Unterscheidung ist entscheidend.

2. Überstunden

Überstunden gehören zu den Kosten, die sich oft vor aller Augen verbergen. Das können späte Abendstunden sein oder zusätzliche Stunden, die man unter der Woche leistet. Oder auch Wochenendarbeit in einer arbeitsreichen Zeit. Für sich genommen scheinen diese Stunden nichts weiter zu sein als ein Mittel, um schnell Ergebnisse zu erzielen und Fristen einzuhalten.

Über ein Jahr hinweg können sie zu einem erheblichen Betriebsaufwand werden, den Sie normalerweise nicht berücksichtigen. Wenn durch Automatisierung routinemäßige Vorstufenarbeiten den Workflow durchlaufen können, ohne dass jeder Auftrag manuell bearbeitet werden muss, kann dies dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, der zu Überstunden führt. Und das lässt sich leicht messen. Schauen Sie sich Ihre Überstunden vor der Automatisierung an. Vergleichen Sie diese dann mit den Zahlen nach der Einführung.

Nachdrucke sind teurer als die Zeitung selbst

Wie sieht es mit Medienverschwendung aus?

Nehmen wir einmal an, Sie bearbeiten im Laufe eines Jahres Tausende von Aufträgen. Eine Verbesserung der Medienauslastung um einige Prozentpunkte mag auf den ersten Blick nicht besonders beeindruckend erscheinen, wenn man nur einen einzelnen Auftrag betrachtet. Über den gesamten Produktionsbetrieb betrachtet lässt sich der kumulierte Unterschied jedoch viel leichter erkennen.

Deshalb sollte eine aussagekräftige ROI-Analyse über die Arbeitskosten hinausgehen. Arbeitskosten + Überstunden + Nachdrucke + Medienauslastung + frei gewordene Kapazitäten

ist ein weitaus differenzierteres Bild der möglichen Auswirkungen von „ business “.

Die Frage nach der Kapazität: Wie viel mehr können wir tatsächlich produzieren?

Und die zurückgewonnene Kapazität ist nicht dasselbe wie eine Arbeitsersparnis. Nehmen wir einmal an, durch die Automatisierung gewinnt Ihr Team 15 Stunden pro Woche zurück. Man könnte dies als Arbeitsersparnis betrachten. Oder man könnte eine andere Frage stellen: Was könnten wir in diesen 15 Stunden schaffen?

Wenn in Ihrem Geschäft genügend Anfragen eingehen, können diese Stunden eine zusätzliche Einnahmequelle darstellen.

Das kann dazu führen, dass sich die „ business “-Argumente für die Automatisierung erheblich unterscheiden.

Kapazität ist nicht dasselbe wie Umsatz

Dies ist ein wichtiger Punkt bei der Berechnung des ROI. Rechnen Sie nicht automatisch jede zurückgewonnene Stunde in Umsatz um. Wenn Sie über 500 Stunden Kapazität verfügen, aber keine zusätzlichen Aufträge haben, um diese zu füllen, entsprechen diese Stunden nicht automatisch einem Umsatz von 500 Stunden. Ihre Berechnung sollte Ihre tatsächliche Situation widerspiegeln.

Es gibt eigentlich drei Fragen:

• Haben wir die Kapazitäten dafür?
• Gibt es dafür eine Nachfrage?
• Können wir diese Nachfrage in eine rentable Produktion umsetzen?

Wenn alle drei Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, kann die zurückgewonnene Kapazität in der Druckvorstufe einen sehr konkreten wirtschaftlichen Wert haben. Ist die Nachfrage derzeit begrenzt, zeigt sich dieser Wert möglicherweise eher in Form von weniger Überstunden, geringerem Arbeitsdruck, weniger Fehlern oder der Fähigkeit, Wachstum zu bewältigen, ohne sofort Personal aufstocken zu müssen. Beides sind legitime Formen der Kapitalrendite (ROI).

Worauf sollten Sie also bei der Berechnung des ROI der Automatisierung achten?

Die Qualität der Antwort hängt jedoch vollständig von der Qualität der Eingabewerte ab.

Ein praxisnahes ROI-Modell für Druckereien könnte Folgendes umfassen:

Sie brauchen kein kompliziertes Finanzmodell, um loszulegen. Sie brauchenIhre Zahlen. Behalten Sie den aktuellen Prozess im Blick.

• Automatisieren Sie es.

• Verfolge es noch einmal.

• Dann vergleiche.

Eine ehrlichere Art, über Arbeitsersparnisse zu sprechen

Manchmal herrscht die falsche Vorstellung, dass der ROI der Automatisierung vom Personalabbau abhängt. Für viele Druckereien ist das jedoch nicht unbedingt die sinnvollste Sichtweise. Gute Bediener sind schwer zu ersetzen, da sie Erfahrung, Urteilsvermögen, Fähigkeiten zur Fehlerbehebung und Produktionswissen mitbringen.

Damit Sie nicht die Frage stellen: Wie viele Arbeitsplätze können durch Automatisierung wegfallen?

Eine bessere Frage wäre vielleicht: Wie viel Routinearbeit können wir den Mitarbeitern, die wir bereits haben, abnehmen?

Und das kann in Stoßzeiten einen großen Unterschied ausmachen.

Anstatt einen erfahrenen Mitarbeiter zu bitten, den Vormittag mit der Bearbeitung von Routineakten zu verbringen, können Sie die vorhersehbaren Aufgaben möglicherweise durch Automatisierung erledigen lassen, während sich Ihr Team auf Ausnahmen und Aufgaben konzentriert, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern. Das ist eine ganz andere Art von Arbeits-ROI. Es geht darum, mehr Wert aus den Mitarbeitern zu schöpfen, die Sie bereits beschäftigen.

Der ROI, der nicht auf der Rechnung erscheint

Erstellen Sie Ihre eigene „ PrimeCenter “-ROI-Berechnung

Wenn Sie über „ PrimeCenter “ nachdenken, fragen Sie nicht als Erstes, wie viel ein anderer Drucker eingespart hat. Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Ausgangsbasis. Erfassen Sie einen Monat lang Folgendes:

Schauen Sie sich dann an, was sich ändert, wenn diese sich wiederholenden Schritte automatisiert werden. Das Ergebnis wird nicht bei jedem Druck business gleich ausfallen.

Ein Großbetrieb mit sich wiederholenden Aufträgen weist ein anderes ROI-Profil auf als ein Spezialbetrieb, der weniger, dafür aber hochgradig maßgeschneiderte Projekte realisiert. Genau deshalb sind Ihre eigenen Zahlen entscheidend.

Das Fazit für Druckereien

Bei der Automatisierung der Druckvorstufe geht es nicht wirklich darum, Ihrem Team Arbeit zu ersparen. Es geht vielmehr darum, sicherzustellen, dass sich die Arbeit, die es leistet, auch lohnt. Wenn die Automatisierung Ihnen hilft, mehr Aufträge zu bearbeiten, vermeidbare Nachdrucke zu reduzieren, die Medienauslastung zu verbessern, Überstunden zu verringern und produktive Arbeitsstunden zurückzugewinnen, lassen sich diese Verbesserungen messen. Und sobald sie gemessen sind, können Sie das Argument „ business “ mit konkreten Zahlen untermauern.

Die beste ROI-Berechnung ist nicht die mit dem höchsten Prozentsatz. Es ist die, die Sie Ihrem Produktionsleiter, Ihrem Finanzteam und sich selbst anhand von Zahlen erklären können, die tatsächlich aus Ihrem Druckbetrieb stammen. Denn letztendlichgeht es beim ROI nicht darum, wie beeindruckend die Automatisierung ist oder sein wird.