Seamos más sinceros sobre cómo suelen percibir los impresores la automatización. Uno está constantemente pensando en los trabajos que aún están pendientes en la cola. Y la verdad es que uno no se para a pensar en cuánta transformación digital necesita este trimestre. Siempre hay un archivo que hay que revisar, otro al que hay que anidar.

También puede darse el caso de que haya que corregir una sangría o de que un cliente necesite más retoques. Es muy habitual que se elija el soporte equivocado, por lo que hay que quedarse hasta tarde para volver a hacerlo todo antes de mañana por la mañana. Y luego está la pregunta que nadie puede eludir:¿cuánto nos está costando todo esto en realidad?

Y aquí podemos hablar del retorno de la inversión (ROI) de la automatización de la preimpresión, ya que, como puedes ver, en este caso se aprecia todo su potencial. Para evaluar el valor de la automatización, hay que ir más allá de pulsar botones o realizar algunas configuraciones. El valor se empieza a apreciar cuando la rutina de automatización ya está establecida y comienza a repercutir en tu business.

Con Caldera PrimeCenter , puedes automatizar y centralizar las tareas clave de preimpresión, lo que contribuye a que el flujo de trabajo sea más coherente y más fácil de gestionar.

Puedes hacer un seguimiento del tiempo que estás ahorrando, del tiempo que las máquinas pasan a la espera y del número de errores que has podido evitar. También puedes ver la rutina de tu equipo y cómo va cambiando. Para las empresas de impresión, esa es una forma mucho más útil de enfocar la automatización.

Empieza por el coste del trabajo que ya realizas

El error más común al calcular el retorno de la inversión (ROI) de la automatización es comparar el precio del software con el sueldo de un empleado. Al hacerlo, no se obtiene un análisis completo, ya que hay muchos factores que deben tenerse en cuenta.

Piensa en los pasos que se dan desde que se recibe el archivo de un cliente hasta que el trabajo terminado se pone en producción. Pueden ser:

• Inspección de archivos
• Comprobación previa a la impresión
• Correcciones
• Diseño y anidación
• Preparación para el empleo
• Selección de soportes
• Revisión
• Reelaboración
• Comunicación con los clientes
• Planificación de la producción
• Reimpresiones cuando algo sale mal

Algunas de esas tareas llevan unos minutos. Pero esos minutos se multiplican rápidamente cuando hay que procesar cientos o miles de archivos. Y el coste no se limita a los salarios. Cada paso manual puede ocultar un segundo coste:el coste de oportunidad de lo que tu equipo podría haber estado haciendo en su lugar.

Si un operario con experiencia dedica dos horas a preparar trabajos repetitivos, podemos asegurarte que esas son dos horas que no se dedican a resolver un problema complejo de producción, a mejorar el flujo de trabajo, a atender a los clientes o a conseguir otro trabajo rentable para el taller. Y por eso, en este artículo, hablaremos más sobre el cálculo del ROI y de por qué debe ser más realista en tu taller.

También puedes consultar los casos de clientes de Caldera para ver cómo otras empresas del sector de la impresión están abordando la automatización y el impacto que esta puede tener en sus flujos de trabajo.

Las cuatro cifras que deben tener en cuenta las imprentas: Si estás evaluando la automatización de la preimpresión, no empieces con una promesa vaga sobre la «eficiencia».

Empieza por lo que ya tienes y con lo que estás familiarizado.

1. Tiempo de trabajo

¿Cuántas horas a la semana dedica tu equipo a tareas repetitivas de preimpresión? Quizás ya conozcas esta cifra, o quizá tengas que hacer un seguimiento durante un par de semanas.

Por ejemplo:10 horas a la semana × 50 semanas = 500 horas al año

Ahora puedes comparar tus costes laborales reales con esas horas. Esta puede ser la forma de empezar todo el proceso. Y debes recordar, a lo largo del proceso, que implementar la automatización no significa necesariamente que vayas a eliminar esas horas o a prescindir de esos operarios.

La pregunta más útil es:¿Cuántas de esas horas puedo dedicar a mi equipo actual?Esa distinción es importante.

2. Horas extras

Las horas extras son uno de esos costes que pueden pasar desapercibidos a simple vista. Pueden darse al final de la tarde o en forma de horas adicionales que se realizan entre semana. O incluso trabajando los fines de semana durante una época de mucho trabajo. Por sí solas, estas horas no parecen más que una forma de producir rápidamente y cumplir con los plazos.

A lo largo de un año, pueden convertirse en un gasto operativo significativo que normalmente no se tiene en cuenta. Si la automatización permite que las tareas rutinarias de preimpresión avancen por el flujo de trabajo sin necesidad de que alguien procese manualmente cada trabajo, puede ayudar a reducir la cantidad de trabajo que se traduce en horas extras. Y eso es algo que se puede medir fácilmente. Analiza tus horas extras antes de la automatización. A continuación, compáralas con las registradas tras la implementación.

Las reimpresiones tienen un precio más elevado que el periódico

¿Y qué hay del desperdicio de material de impresión?

Imaginemos que procesas miles de trabajos a lo largo de un año. Una mejora de unos pocos puntos porcentuales en la utilización de los soportes puede no parecer muy relevante cuando se analiza un solo trabajo. Sin embargo, en el conjunto de toda una operación de producción, la diferencia acumulada puede ser mucho más fácil de apreciar.

Por eso, un análisis útil del retorno de la inversión (ROI) debe ir más allá de la mano de obra. Mano de obra + horas extras + reimpresiones + utilización de los medios + capacidad recuperada

ofrece una visión mucho más detallada del impacto potencial business .

La cuestión de la capacidad: ¿cuánto más podemos producir realmente?

Y la capacidad recuperada no es lo mismo que el ahorro de mano de obra. Supongamos que la automatización devuelve a tu equipo 15 horas a la semana. Podrías considerarlo un ahorro de mano de obra. O podrías plantearte otra pregunta: ¿qué podríamos producir con esas 15 horas?

Si tu tienda recibe suficientes solicitudes, esas horas podrían suponer una capacidad adicional para generar ingresos.

Esto puede hacer que los argumentos « business » a favor de la automatización sean considerablemente diferentes.

La capacidad no es lo mismo que los ingresos

Este es un aspecto importante a la hora de calcular el ROI. No conviertas automáticamente cada hora recuperada en ingresos. Si dispones de 500 horas de capacidad pero no tienes trabajo adicional con el que cubrirlas, esas horas no equivalen automáticamente a 500 horas de ventas. Tu cálculo debe reflejar tu situación real.

En realidad, hay tres preguntas:

• ¿Tenemos la capacidad necesaria?
• ¿Existe demanda?
• ¿Podemos convertir esa demanda en una producción rentable?

Si la respuesta a las tres preguntas es «sí», la capacidad recuperada en la fase de preimpresión puede tener un valor comercial muy tangible. Si la demanda es limitada en la actualidad, el valor puede manifestarse más bien a través de una reducción de las horas extras, una menor presión laboral, menos errores o la capacidad de hacer frente al crecimiento sin necesidad de contratar personal de forma inmediata. Ambas son formas legítimas de retorno de la inversión.

Entonces, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de calcular el retorno de la inversión en automatización?

Pero la calidad de la respuesta depende totalmente de la calidad de los datos de partida.

Un modelo práctico de retorno de la inversión (ROI) para una imprenta podría incluir:

No hace falta un modelo financiero complicado para empezar. Lo que necesitas sontus cifras. Haz un seguimiento del proceso actual.

• Automatízalo.

• Vuelve a rastrearlo.

• A continuación, compara.

Una forma más sincera de hablar sobre el ahorro en mano de obra

A veces existe la idea errónea de que el retorno de la inversión (ROI) de la automatización depende de la reducción de plantilla. Para muchas empresas de impresión, esa no es, en realidad, la forma más acertada de planteárselo. Los buenos operarios son difíciles de sustituir, ya que aportan experiencia, criterio, capacidad para resolver problemas y conocimientos sobre la producción.

Así que no te preguntarás: «¿A cuántas personas puede sustituir la automatización?».

Quizá una pregunta más adecuada sería: ¿Cuánto trabajo repetitivo podemos eliminar de las tareas que realizan los empleados con los que ya contamos?

Y esto puede marcar una gran diferencia en los momentos de mayor actividad.

En lugar de pedirle a un empleado con experiencia que dedique la mañana a tramitar expedientes rutinarios, podrías dejar que la automatización se encargue del trabajo predecible, mientras tu equipo se centra en las excepciones y en las tareas que realmente requieren criterio humano. Se trata de un tipo diferente de rentabilidad de la inversión en mano de obra. Se trata de sacar más partido a las personas que ya tienes contratadas.

El retorno de la inversión que no aparece en la factura

Crea tu propio cálculo del ROI de « PrimeCenter »

Si estás pensando en PrimeCenter, no empieces preguntando cuánto se ha ahorrado otra imprenta. Empieza por tu propia referencia. Durante un mes, lleva un registro de:

A continuación, fíjate en qué cambia cuando se automatizan esos pasos repetitivos. El resultado no será el mismo para cada impresión business.

Una empresa que gestiona grandes volúmenes de trabajo con tareas repetitivas tendrá un perfil de retorno de la inversión diferente al de un taller especializado que realiza menos proyectos, pero muy personalizados. Precisamente por eso es importante que te basaras en tus propias cifras.

Conclusión para las imprentas

La automatización de la preimpresión no consiste realmente en hacer que tu equipo trabaje menos. Se trata de garantizar que el trabajo que realizan merezca la pena. Si la automatización te ayuda a procesar más trabajos, reducir las reimpresiones evitables, mejorar el aprovechamiento de los soportes, reducir las horas extras y recuperar horas productivas, esas mejoras se pueden cuantificar. Y una vez cuantificadas, podrás asignar una cifra concreta al caso de « business ».

El mejor cálculo del retorno de la inversión (ROI) no es aquel que presenta el porcentaje más alto. Es aquel que puedes explicar a tu jefe de producción, a tu equipo financiero y a ti mismo utilizando cifras que procedan realmente de tu actividad de impresión. Porque, al fin y al cabo,el ROI no tiene que ver con lo impresionante que sea o vaya a serla automatización .