Cerchiamo di essere più onesti su come gli addetti alla stampa percepiscono solitamente l’automazione. Si pensa costantemente ai lavori che sono ancora in coda. E non ci si siede davvero a riflettere su quanta trasformazione digitale serva in questo trimestre. C’è sempre un file da controllare, un altro da raggruppare.

Può anche capitare che qualcuno debba correggere un errore di stampa, o che un cliente richieda ulteriori modifiche. Succede continuamente di scegliere il supporto sbagliato, quindi si finisce per fare gli straordinari per rifare tutto prima di domani mattina. E poi c’è la domanda che nessuno può davvero evitare:quanto ci costa tutto questo, in realtà?

E qui possiamo parlare del ROI dell’automazione della prestampa, poiché in questo caso è possibile coglierne il potenziale. Per valutare il valore dell’automazione, è necessario guardare oltre il semplice clic su qualche pulsante o l’esecuzione di alcune configurazioni. Si inizia a percepirne il valore quando la routine di automazione è già consolidata e inizia a incidere sul proprio business.

Con Caldera PrimeCenter , è possibile automatizzare e centralizzare le principali attività di prestampa, contribuendo a rendere il flusso di lavoro più coerente e più facile da gestire.

È possibile monitorare quanto tempo si risparmia, quanto tempo le macchine trascorrono in attesa e quanti errori si è riusciti a evitare. È inoltre possibile osservare la routine del proprio team e come questa sta cambiando. Per le aziende del settore della stampa, questo rappresenta un modo molto più utile di considerare l’automazione.

Inizia dal costo del lavoro che già svolgi

L'errore più comune nel calcolo del ROI dell'automazione è quello di confrontare il costo del software con lo stipendio di un dipendente. In questo modo non è possibile ottenere un quadro completo della situazione, poiché occorre valutare molti altri fattori.

Pensate alle fasi che intercorrono tra la ricezione del file di un cliente e l'avvio della produzione del lavoro finito. Potrebbero esserci:

• Controllo dei file
• Controllo preliminare
• Correzioni
• Layout e nidificazione
• Preparazione al lavoro
• Selezione dei supporti
• Revisione
• Rielaborazione
• Comunicazione con i clienti
• Pianificazione della produzione
• Ristampe quando qualcosa va storto

Alcune di queste operazioni richiedono pochi minuti. Ma i minuti si moltiplicano rapidamente quando si devono elaborare centinaia o migliaia di file. E il costo non si limita alle retribuzioni. Ogni fase manuale può nascondere un secondo costo:il costo opportunità di ciò che il vostro team avrebbe potuto fare invece.

Se un operatore esperto impiega due ore a preparare lavori ripetitivi, possiamo assicurarvi che si tratta di due ore che non vengono dedicate alla risoluzione di un problema produttivo complesso, al miglioramento del flusso di lavoro, all’assistenza ai clienti o all’acquisizione di un altro lavoro redditizio per la vostra azienda. Ed è per questo che, in questo articolo, approfondiremo il calcolo del ROI, che deve diventare più realistico nella vostra azienda.

Puoi anche consultare i casi di successo riportati su Caldera per scoprire come altre aziende del settore della stampa stanno affrontando l'automazione e quale impatto questa possa avere sui loro flussi di lavoro.

I quattro numeri che gli stampatori dovrebbero tenere d’occhio: se state valutando l’automazione della prestampa, non iniziate con una vaga promessa di “efficienza”.

Inizia con ciò che già possiedi e che conosci bene.

1. Tempo di lavoro

Quante ore alla settimana il vostro team dedica alle attività ripetitive di prestampa? Forse conoscete già questa cifra, oppure dovrete monitorarla per un paio di settimane.

Ad esempio:10 ore/settimana × 50 settimane = 500 ore/anno

Ora puoi confrontare i tuoi costi di manodopera effettivi con quelle ore. Questo può essere il punto di partenza. E devi tenere presente, lungo il percorso, che l’implementazione dell’automazione non implica necessariamente l’eliminazione di quelle ore o di quegli operatori.

La domanda più utile è:quante di quelle ore posso dedicare al mio team attuale?Questa distinzione è importante.

2. Straordinari

Gli straordinari sono una di quelle spese che possono passare inosservate. Possono trattarsi di ore lavorative in tarda serata o di qualche ora in più svolta durante la settimana. Oppure anche di lavoro nel fine settimana durante un periodo di grande attività. Prese singolarmente, queste ore sembrano nient’altro che un modo per aumentare rapidamente la produttività e rispettare le scadenze.

Nel corso di un anno, possono diventare una voce di spesa operativa significativa che solitamente non si tiene in considerazione. Se l’automazione consente alle attività di prestampa di routine di procedere lungo il flusso di lavoro senza che sia necessario che qualcuno elabori manualmente ogni singolo lavoro, può contribuire a ridurre il carico di lavoro che si traduce in straordinari. E questo è un dato facilmente misurabile. Esamina i tuoi straordinari prima dell’automazione. Poi confrontali con quelli successivi all’implementazione.

Le ristampe costano di più del giornale stesso

E lo spreco nei media?

Supponiamo che nel corso di un anno si elaborino migliaia di lavori. Un miglioramento di pochi punti percentuali nell’utilizzo dei supporti potrebbe non sembrare entusiasmante se considerato a livello di singolo lavoro. A livello dell’intera attività produttiva, tuttavia, la differenza cumulativa può risultare molto più evidente.

Ecco perché un’analisi utile del ROI dovrebbe andare oltre il solo costo della manodopera. Manodopera + straordinari + ristampe + utilizzo dei supporti + capacità recuperata

è un quadro molto più approfondito del potenziale impatto dell’ business .

La questione della capacità: quanto possiamo effettivamente produrre in più?

E la capacità recuperata è diversa dal risparmio di manodopera. Supponiamo che l’automazione restituisca al vostro team 15 ore alla settimana. Potreste considerarlo un risparmio di manodopera. Oppure potreste porvi una domanda diversa: cosa potremmo realizzare con quelle 15 ore?

Se il tuo negozio riceve un numero sufficiente di richieste, quelle ore potrebbero rappresentare un’ulteriore fonte di guadagno.

Questo può rendere l’argomentazione a favore dell’automazione, dal punto di vista dell’ business , notevolmente diversa.

La capacità non equivale al fatturato

Questo è un aspetto importante da tenere presente quando si calcola il ROI. Non trasformare automaticamente ogni ora recuperata in fatturato. Se disponi di 500 ore di capacità disponibile ma non hai lavoro aggiuntivo con cui riempirle, quelle ore non valgono automaticamente 500 ore di vendite. Il tuo calcolo dovrebbe riflettere la tua situazione reale.

In realtà ci sono tre domande:

• Ne abbiamo la capacità?
• C'è domanda?
• Riusciremo a trasformare quella domanda in una produzione redditizia?

Se la risposta a tutte e tre le domande è sì, la capacità di prestampa recuperata può avere un valore commerciale molto concreto. Se la domanda è attualmente limitata, il valore potrebbe manifestarsi maggiormente attraverso una riduzione degli straordinari, una minore pressione sul personale, un minor numero di errori o la capacità di gestire la crescita senza dover assumere immediatamente nuovo personale. Entrambe sono forme legittime di ritorno sull’investimento (ROI).

Allora, quali aspetti bisogna considerare quando si calcola il ROI dell'automazione?

Ma la qualità della risposta dipende interamente dalla qualità dei dati di partenza.

Un modello pratico di ROI per una tipografia potrebbe includere:

Non serve un modello finanziario complicato per iniziare. Ti servono soloi tuoi dati. Tieni traccia del processo attuale.

• Automatizzalo.

• Tentalo di nuovo.

• A questo punto, confronta.

Un modo più onesto di parlare dei risparmi sulla manodopera

A volte si pensa erroneamente che il ritorno sull’investimento (ROI) dell’automazione dipenda dalla riduzione del personale. Per molte aziende di stampa, però, questo non è in realtà il modo più corretto di vedere la questione. Gli operatori qualificati sono difficili da sostituire perché apportano esperienza, capacità di giudizio, competenze nella risoluzione dei problemi e conoscenze in materia di produzione.

Quindi non ti chiederai: “Quante persone può eliminare l’automazione?”

Una domanda più appropriata potrebbe essere: quanta parte del lavoro ripetitivo possiamo eliminare dalle mansioni del personale che già abbiamo?

E questo può fare una grande differenza nei periodi di maggiore affluenza.

Anziché chiedere a un dipendente esperto di dedicare la mattinata all’elaborazione di documenti di routine, potresti affidare il lavoro prevedibile all’automazione, consentendo al tuo team di concentrarsi sulle eccezioni e sulle attività che richiedono effettivamente il giudizio umano. Si tratta di un diverso tipo di ritorno sull’investimento in termini di manodopera: l’obiettivo è ottenere più valore dalle persone che già impieghi.

Il ROI che non compare sulla fattura

Crea il tuo calcolo del ROI dell'PrimeCenter

Se stai valutando di PrimeCenter, non iniziare chiedendoti quanto ha risparmiato un altro stampatore. Parti dalla tua situazione di partenza. Per un mese, tieni traccia di:

Allora osserva cosa cambia quando quelle operazioni ripetitive vengono automatizzate. Il risultato non sarà lo stesso per ogni stampa business.

Un’attività ad alto volume con lavori ripetitivi avrà un profilo di ROI diverso rispetto a un’azienda specializzata che realizza un numero minore di progetti altamente personalizzati. È proprio per questo che i tuoi dati contano.

Conclusioni per gli stampatori

L’automazione della prestampa non mira in realtà a far lavorare meno il vostro team. L’obiettivo è garantire che il lavoro che svolgono valga il tempo che vi dedicano. Se l’automazione vi aiuta a gestire un maggior numero di lavori, a ridurre le ristampe evitabili, a migliorare l’utilizzo dei supporti, a ridurre gli straordinari e a recuperare ore produttive, tali miglioramenti possono essere misurati. E una volta misurati, potrete quantificare concretamente il caso “ business ”.

Il miglior calcolo del ROI non è quello con la percentuale più alta. È quello che riesci a spiegare al tuo responsabile di produzione, al tuo team finanziario e a te stesso utilizzando dati effettivamente ricavati dalla tua attività di stampa. Perché, in fin dei conti,il ROI non dipende da quanto sia o saràimpressionante l’automazione .